Konta personalne tworzone są automatycznie dla wszystkich pracowników UKSW niezależnie od pełnionej funkcji (pracownicy naukowi, administracja etc.).

Nowy pracownik zostanie poinformowany o utworzeniu konta specjalną wiadomością SMS zawierającą niezbędne informacje.

Konta personalne wygasają wraz z ustaniem stosunku pracy, a następnie, po upłynięciu okresu karencji - ich zawartość ulega usunięciu.

Konta dla jednostek organizacyjnych tworzone są na uzasadniony wniosek jednostki, ze wskazaniem:

• osób lub jednostek, które mają mieć dostęp do konta (wg poniższego opisu)
• uzasadnienia,
• propozycji adresu.

Dostęp do konta może być przypisany:

• wszystkim pracownikom właściwej jednostki - wówczas dostęp do konta wygasa automatycznie w przypadku zmiany jednostki przez pracownika, oraz
• wybranym pracownikom dowolnych jednostek - w tym przypadku kierownik jednostki wnioskującej o konto odpowiedzialny jest za powiadamianie CSI o konieczności wygaszenia dostępu wskazanym pracownikom.

Osobą odpowiedzialną za konto oraz uprawnioną do późniejszych zmian będzie zawsze kierownik jednostki wnioskującej.

Konta organizacyjne nie posiadają odrębnych loginów i haseł - są przypisane do istniejących kont pracowników. Konta organizacyjne nie wygasają automatycznie.

Konta okolicznościowe tworzone są na wniosek kierownika jednostki organizacyjnej (jednostki administracyjne) lub dziekana (jednostki naukowe) ze wskazaniem:

• daty wygaśnięcia konta, nie dłużej niż 3 lata (w przypadku braku wskazania, okres zostanie ustalony automatycznie na rok),
• osoby odpowiedzialnej za konto i uprawnionej do podejmowania decyzji dot. konta,
• osób lub jednostek, które mają mieć dostęp do konta (wg opisu wskazanego dla kont organizacyjnych powyżej)
• uzasadnienia,
• propozycji adresu.

Konta okolicznościowe wygasają w określonym z góry terminie ważności - z możliwością przedłużenia tego terminu odrębnym wnioskiem; a następnie, po upłynięciu okresu karencji - ich zawartość ulega usunięciu.