Skrzynki współdzielone pozwalają pracownikom na obsługę dodatkowych adresów e-mail, często współdzielonych np. przez kilka osób w dziale. Skrzynki takie:
- pozostają odrębne od skrzynki osobistej pracownika,
- umożliwiają, stosownie do do uprawnień, wysyłanie wiadomości z adresu skrzynki,
- ich zawartość jest widoczna dla wszystkich przypisanych pracowników,
- zmiany wprowadzane na skrzynce, np. przeniesienie wiadomości lub oznaczenie jako przeczytana/nieprzeczytana są również widoczne dla wszystkich pracowników.
Tworzenie skrzynek odbywa się na wniosek kierowników jednostek.
Dostęp do zawartości skrzynki współdzielonej
Zawartość skrzynki współdzielonej powinna pojawić się automatycznie zarówno w programie Outlook jak i w kliencie pocztowym na stronie mail.uksw.edu.pl.
Jeżeli skrzynka nie pojawi się automatycznie, należy wykonać następujące kroki:
- Na wstążce wybierz kartę Plik.
- Rozwiń pozycję Ustawienia kont, w menu wskaż pozycję Ustawienia kont...
- W pierwsze karcie (Adres e-mail) wskaż właściwe konto, a następnie wybierz pozycję Zmień.
- Wybierz Więcej ustawień, wejdź w zakładkę Zaawansowane i wciśnij przycisk Dodaj.
- Wpisz adres współdzielonej skrzynki, na przykład: jednostka@uksw.edu.pl.
- Wybierz pozycję OK > OK, następnie Dalej > Zakończ > Zamknij.
W przypadku korzystania ze strony www, zalecamy korzystanie z widoku impersonalizacji.
Twoje skrzynki współdzielone mogą się również wyświetlać w panelu bocznym pod Twoją skrzynką osobistą.
⚠️ Uwaga!
Jeżeli nie skorzystasz z widoku impersonalizacji, lecz otwierasz skrzynkę w opisany niżej sposób, wiadomości wysłane oraz usunięte będą trafiały do folderów "Wysłane" oraz "Kosz" Twojej skrzynki osobistej!
- Kliknij prawym przyciskiem na nazwie Twojej osobistej skrzynki pocztowej (zwykle opisana jest Twoim imieniem i nazwiskiem).
- W menu wskaż opcję Dodaj folder udostępniony...
- Wpisz adres współdzielonej skrzynki, na przykład: jednostka@uksw.edu.pl.
- Zatwierdź przyciskiem Dodaj.
Wysyłanie w imieniu skrzynki współdzielonej
Wszelkie nowe wiadomości oraz wiadomości tworzone w odpowiedzi na otrzymane do skrzynki współdzielone wiadomości wysyłane są domyslnie z adresu osobistego pracownika.
Aby zmienić adres nadawcy, musisz wskazać właściwy adres w polu Od tworzonej wiadomości:
- Rozpocznij tworzenie nowej wiadomości i zwróć uwagę na nagłówek wiadomości.
- Jeżeli nie widzisz w nim pola Od, wybierz we wstażce pozycję Opcje > Od.
- Rozwiń pole Od w nagłówku wiadomości i wybierz adres e-mail, z którego chcesz wysłać wiadomość.
- Jeżeli adres jest niewidoczny, wybierz pozycję Inny adres e-mail i wpisz pożądany adres.
Jeżeli korzystasz z widoku impersonalizacji, wszystkie wiadomości wysyłają się prawidłowo z adresu skrzynki współdzielonej.
Jeżeli korzystasz z widoku w pasku bocznym pod Twoją skrzynką osobistą (niezalecane), wiadomości wysyłają się domyślnie z Twojego adresu osobistego. Aby to zmienić:
- Rozpocznij tworzenie nowej wiadomości i zwróć uwagę na nagłówek wiadomości.
- Jeżeli nie widzisz w nim pola Od, kliknij w ikonę ●●● znajdującą się ponad nagłówkiem wiadomości, a następnie opcję Pokaż pole Od.
- Rozwiń pole Od w nagłówku wiadomości i wybierz adres e-mail, z którego chcesz wysłać wiadomość.
- Jeżeli adres jest niewidoczny:
- kliknij prawym przyciskiem na aktualny adres w polu Od,
- wybierz pozycję Usuń,
- wprowadź w polu Od pożądany adres.
Jeżeli często korzystasz z tej opcji, możesz skonfigurować program tak, aby pole Od wyświetlało się zawsze:
- wejdź do ustawień swojej skrzynki: ikona ⚙️> Opcje w górnym prawym rogu,
- otwórz panel Poczta > Układ > Format wiadomości,
- zaznacz pole Zawsze pokazuj pole Od i zatwierdź zmianę.
⚠️ Gdzie trafią wiadomości wysłane i usunięte?
W zależności od metody korzystania ze skrzynki współdzielonej, wiadomości wysłane oraz usunięte będą trafiać do odpowiednich podfolderów Wysłane oraz Kosz w różny sposób. Zwróć na to uwagę, analizując poniższą tabelę, i wybierz najodpowiedniejszy sposób korzystania ze skrzynki:
| Sposób korzystania ze skrzynki współdzielonej | Miejsce zapisu wiadomości | |
|---|---|---|
podfoldery skrzynki osobistej | podfoldery skrzynki współdzielonej | |
| Aplikacja Microsoft Outlook (komputery służbowe) | ✔️ | ✔️ |
| Aplikacja Microsoft Outlook (komputery prywatne) | ✔️ | ❌/✔️* |
| Strona WWW, widok zwykły (pod skrzynką osobistą) | ✔️ | ❌ |
| Strona WWW, widok impersonalizacji | ❌ | ✔️ |
*) domyślnie Outlook zapisuje wiadomości w podfolderach skrzynki osobistej; aby zmienić domyślne ustawienie i zapisywać dodatkową kopię w podfolderach skrzynki współdzielonej, zapoznaj się z instrukcją.