Tworzenie aliasów personalnych możliwe jest wyłącznie w przypadku zmiany danych osobowych pracownika (imię, nazwisko) lub korekty błędnych adresów.

Aliasy tworzone są na wniosek pracownika złożony do Centrum Systemów Informatycznych.

Z uwagi na organiczenia techniczne, pracownik może wysyłać wiadomości e-mail wyłącznie z jednego adresu głównego. Proszę o wskazanie, czy nowy adres ma być wykorzystywany wyłącznie jako dodatkowy adres odbiorczy, czy również jako adres nadawczy dla wszystkich wiadomości wysyłanych przez pracownika.

Ze względu na organiczenia techniczne, nie możemy tworzyć aliasów organizacyjnych lub okolicznościowych przypisywanych bezpośrednio do kont personalnych - tzn. takich, w których przychodząca wiadomość jest multiplikowana i dostarczana niezależnie do wielu kont personalnych .

Jedynym dopuszczalnym rozwiązaniem jest tworzenie kont organizacyjnych/okolicznościowych w postaci odrębnych skrzynek, przypisanych następnie do konkretnych pracowników - nawet, jeżeli jest to jeden pracownik.

Tworzenie aliasów funkcjonalnych realizowane jest na uzasadniony wniosek, w wyjątkowych przypadkach i wyłącznie w odniesieniu do kont organizacyjnych i okolicznościowych.

Z uwagi na organiczenia techniczne:

• nie jest możliwe przypisywanie aliasów funkcjonalnych do kont personalnych,
• nie jest możliwe wysyłanie wiadomości z aliasem funkcjonalnym wskazanym jako nadawca.

W wielu przypadkach interesującą alternatywą dla aliasów, pozwalającą w prosty sposób segregować wiadomości, jest stosowanie tagów w adresach.

Tagi to dowolne ciągi liter i cyfr, poprzedzone znakiem "+" i umieszczone pomiędzy adresem nadawcy a znakiem "@":

i.nazwisko+tag1+tag2@uksw.edu.pl

Przy doręczaniu wiadomości i odnajdowaniu adresata, tagi są pomijane, tzn. powyższa wiadomość zostałaby doręczona na adres "i.nazwisko@uksw.edu.pl". Tagi są jednak zachowywane w adresie widniejącym w nagłówku wiadomości i pozwalają na łatwe wyszukiwanie. Można również na ich podstawie tworzyć specjalne reguły, np. umieszczać wiadomości w specjalnych folderach lub przekierowywać wiadomości do konkretnych osób.

Odpowiednio przygotowane adresy można wskazywać w publikowanych linkach oraz formularzach rejestracyjnych na stronach internetowych czy innych wnioskach.

Przykłady zastosowania:

dziekanat+stypendia@uksw.edu.pl
dziekanat+legitymacje@uksw.edu.pl

biuro+projekt_ue_123@uksw.edu.pl
biuro+kontrahent@uksw.edu.pl
biuro+nr_postepowania@uksw.edu.pl

Tagi najlepiej sprawdzają się w scenariuszach, w których spodziewamy się jedynie wiadomości przychodzących (komunikaty, wnioski). Należy mieć na uwadze, że odpowiadając na wiadomość wysłaną na adres z tagiem, wysyłamy wiadomość z adresu pozbawionego tagów. Ponieważ nasz korespondent najprawdopodobniej użyje przycisku "Odpowiedz do", jego kolejne wiadomości będą adresowane do zwykłego adresu nadawcy, bez tagów.